Tenders, een dure hobby – deel 1

Roger Tan 19/03/2015

Een van de meest opmerkelijke zaken in onze sector is de aanbestedings- of tendercultuur. Bij uitstek een onderwerp om mee te beginnen.

Als ik naar mijn eigen bureau kijk, dan zie ik dat we continu bezig zijn met tenders. Groot en klein, europees aanbesteed of onderhands uit ons netwerk. En wat ik ook zie is dat dit ons heel veel tijd en energie kost, met een bedroevend laag resultaat. De eerste vraag die gelijk bij mij opkomt: is dit normaal of is dit buiten alle proportie? Om dit te kunnen beantwoorden moeten we de diepte in, te beginnen met de 1e rondes.

De eerste ronde

Een tender bestaat voor architecten in bijna alle gevallen uit een 1e ronde (ook wel pre-qualificatie genoemd) en een 2e ronde (de gunningsfase). In de eerste ronde ervaren wij elke tender weer als een nieuwe puzzel waarin hetzelfde op net een andere manier gevraagd wordt. Dus dezelfde bewijsstukken, dezelfde referenties, dezelfde onderbouwingen. De steeds net iets andere manier van uitvragen zorgt ervoor dat 70% van de energie naar het uitzoeken van de puzzel en herschrijven van referentieteksten gaat, en maar 30% naar het echt aantonen van meerwaarde. Zonde van de tijd en energie! Bijkomend effect is dat het aantal inschrijvers omlaag gaat, er gaan gewoonweg teveel uren in zitten.

In cijfers

Op dit moment is de gemiddelde besteding aan een 1e ronde voor een architectenbureau ongeveer 40 uur. Aan het eind van die 40 uur heb je een mooi gelay-out boekwerk van 50 pagina’s met teksten, referenties, beelden, bewijsstukken, allemaal erg indrukwekkend en het ziet er piekfijn uit (architecten zijn vaak ook perfectionisten). Alleen werkt het dan erg ontnuchterend als je dat boekwerk komt inleveren en er ligt een stapel van 60(!) vergelijkbare dikke, mooi gelay-oute boeken. Jazeker, het is geen uitzondering dat 60 architecten of teams zich inschrijven voor een 1e ronde tender. En je denkt toch zeker niet dat de beoordelingscommissie al deze boeken van kaft tot kaft doorleest?

De echte kosten van een eerste ronde

Dus alleen al voor een eerste ronde van bijvoorbeeld een middelbare school in een willekeurige plaats ergens in het land investeren we als sector 60 x 40 = 2400 uren. Dit zijn praktisch de productieve uren van 2 FTE, en tegen een bescheiden uurtarief van 80 euro per uur gaat dit om 2400 x 80 = 192.000 euro.

Ter vergelijking, het architectenhonorarium voor een middelbare school ligt meestal rond de 400.000 euro. De middelbare school die een architectenselectie uitschrijft, houdt er rekening mee dat ze dit honorarium gaan betalen. Wat onzichtbaar blijft is dat nog eens de helft van dit bedrag als acquisitiekosten betaald wordt door alle deelnemende architecten. Een dure hobby dus, en dan moet de tweede ronde nog beginnen.

Next

Volgende keer gaan we het hebben over de tweede rondes. Want daar wordt pas echt met geld gesmeten! En later bespreken we natuurlijk ook de oplossingen.




Reacties

2 Reacties

Jacques Hendrikx, 01-04-2015

Beste Roger,
Gisteravond sprak ik met jouw collega Erik van Eck. Hij sprak zijn verbazing en zorg uit over de ontwikkelingen in de wereld van de architectuur. Vooral de eroderende verdienmodellen baren hem grote zorgen.
Wij hebben elkaar een keer ontmoet tijdens een Rotary bedrijfsbezoek aan jullie bureau. Ook toen al maakte je grote indruk op mij op basis van jouw overstap als econometrist naar de architectenwereld. En dat in een tijd van crisis.
Blogs schrijven is een groot goed in de wereld van social media. Toch lijkt mij een ferm artikel op de Opinie pagina van het FD of de NRC meer impact te zullen sorteren.
Ik vraag mij daarbij hardop af hoe dat tender systeem bijvoorbeeld in Duitsland, Frankrijk of Engeland wordt gehanteerd? Wellicht gloort daar licht in deze donkere tijden voor een branche die bepalend is voor de invulling van ruimten in ieder land; en dat met het oog op een horizon van minstens 50 jaar.
Je hebt mij in ieder geval aan het denken gezet… Ik vind het een uiterst interessante casus waar ik verder over zal willen nadenken. Misschien is het een idee om eens een lateraal denkende werkgroep bij elkaar te zetten om dit onderwerp aan te vliegen…?
Als de nood hoog is, is de redding nabij. Toch?
Rest mij jou en jouw gehele team een Goede Week toe te wensen.
Jacques G.M. Hendrikx Vught

Reply


Roger Tan, 01-04-2015

Hallo Jacques,

dank voor je leuke en uitgebreide reactie. Samen eens nadenken vind ik een heel goed idee, hoe breder er wordt nagedacht, hoe groter de kans op een oplossing denk ik zo. Nu is dit slechts deel 1 van het probleem, dus hou mijn blog vooral in de gaten, het vervolg komt snel! Roger

Reply