Tenderkosten super concreet: op weg naar het nieuwe normaal

Roger Tan 05/10/2016

De laatste tijd spreek ik vaak met opdrachtgevers, bouwmanagers en architecten over de kosten van een tender. In dat soort gesprekken blijft iedereen vaak op een vrij abstract niveau.

Het is dan makkelijk om instemmend naar elkaar te knikken, terwijl je bij jezelf denkt: “Ja, die tenders kosten te veel he, daar moeten we echt wat aan doen, maar wij zijn zelf toch goed bezig denk ik zo.”

Super concreet in de Richtlijn Gezonde Architectenselecties

Pas als het super concreet wordt, wordt duidelijk of we allemaal hetzelfde bedoelen. En dat kan nog best eens voor verrassingen zorgen. Zo organiseerden we in april 2016 een workshop over de Richtlijn Gezonde Architectenselecties, waar ik vanuit de BNA samen met ICS adviseurs en Architectuur Lokaal aan werk. Weer bleek dat het aantal uren wat op een architectenbureau aan een “visie” of een “schets” gespendeerd wordt vele malen hoger ligt dan wat sommige deelnemers aan de workshop ervan verwachtten.

Daarom maken we de Richtlijn ook super concreet, als middel om verschillen in perceptie op tafel te krijgen, te bediscussiëren, zodat we met alle partijen (vragers en aanbieders) een gezamenlijk beeld vormen van:

  1. de type uitvraag die het beste past bij de opgave (bureaupresentatie? visie? SO? VO?),
  2. de antwoorden die we hierbij geven (renders? bouwkostencalculaties? ingevulde plattegronden?)
  3. de kosten die de tenderende partijen hiervoor maken
  4. en dan als laatste: wat is een passende, proportionele vergoeding hiervoor?

Met andere woorden; we zijn op zoek naar het nieuwe normaal.

Voorproefje uit mijn eigen praktijk

De Richtlijn geeft antwoorden op deze vragen en bijbehorende praktijkvoorbeelden. Vanuit mijn eigen praktijk (Broekbakema) wil ik hier vast een voorproefje van geven. In 2015 hebben we bijvoorbeeld meegedaan aan 14 2e ronde tenders. De urenbestedingen voor een “visie” zijn bij ons gemiddeld 200 uur. Daarbij gaat het dan om uitvragen waarbij alleen een plan van aanpak, gebouwconcept en schetsmatige impressie gevraagd is, zonder bouwkostencalculaties, zonder fotorealistische beelden en zonder uitgebreide gecoördineerde plattegronden.

Om dit echt goed op waarde te schatten moeten we nog weten wat een uur kost. In een korte tijd moet hele complexe materie worden doorgrondt en vertaald naar een aansprekende visie of ontwerp. En je wilt een tender natuurlijk winnen! Dus je zet je beste en meest ervaren mensen in i.p.v. schoolverlaters zonder ervaring. Broekbakema hanteert voor deze mensen een gemiddeld intern uurtarief van 80 euro per uur. Dit is gebaseerd op de BNA adviestarieven voor interne uurtarieven in lijn met de CAO, prijspeil januari 2016, het gaat hier om loonkosten plus overhead maar zonder winstopslag.

Dus een visie waar we 200 uur aan werken kost ons al gauw 16.000 euro aan personeelsuren. En een foto-realistische render van een gerenommeerde studio kost nog eens 1500 euro per render hier bovenop. Een uitvraag van een gemiddelde middelbare school komt vaak neer op een “visie” met 3 renders, dit kost dus al meer dan 20.000 euro per architectenbureau.

Uit de bocht gevlogen

Natuurlijk is een deel hiervan het risico van de ondernemer. Je bent tenslotte aan het acquireren voor een opdracht. Hierbij geldt dan ook: hoe beperkter de opdracht (bijvoorbeeld ontwerp zonder uitwerking), hoe lager de acquisitiekosten zouden moeten zijn. In de praktijk zie ik meestal geen of beperkte vergoedingen van hoogstens 5000 euro voor een “visie” waarbij veel meer gevraagd wordt dan ik hierboven beschrijf. En dat terwijl de te winnen opdracht zelf steeds kleiner wordt (zoals alleen het ontwerp zonder uitwerking). De kosten voor het acquireren van een opdracht zijn op deze manier totaal uit de bocht gevlogen. En helemaal als je bedenkt dat je gemiddeld genomen veel meer tenders verliest dan wint….

Op weg naar een Nieuw Normaal

Ik ben van mening dat we toe moeten en kunnen naar een Nieuw Normaal, waarin opdrachtgevers en architecten zich bewust zijn van de inspanning die gevraagd wordt bij een bepaalde type uitvraag, en dat er alternatieven zijn t.o.v. de bekende “visie”. En waarbij een proportionele vergoeding gegeven wordt, zoals vastgelegd in de Aanbestedingswet en bijbehorende Gids Proportionaliteit.

Op dit moment zijn zowel opdrachtgevers als bouwmanagers als architecten goede stappen aan het zetten op weg naar dit Nieuwe Normaal. De RVB is bezig met een afwegingskader en nieuwe modelleidraden voor aanbestedingen, en zij gebruiken de richtlijn in wording en actieve discussie met marktpartijen om hun manier van aanbesteden steeds beter te krijgen. Ik heb er vertrouwen in dat steeds meer opdrachtgevers hun voorbeeld zullen volgen!




Reacties