De business case van een tender

Roger Tan 17/12/2015

Architecten klagen vaak over de slechte aanbestedingscultuur en de negatieve gevolgen die dit heeft op hun bureau en de sector. Maar wat kunnen ze ZELF doen om hier wat aan te veranderen?

mice

Laatst hadden we een interessante discussie tijdens de Aanbestedingstafel georganiseerd door de BNA. Dit is een ronde tafelsessie met vertegenwoordigers van opdrachtgevers, bouwmanagers, aannemers en architecten. Wat ter tafel kwam was dat architecten zelf ook zakelijker moeten kijken naar aanbestedingen en zo zelf verantwoordelijkheid nemen voor een goede bedrijfsvoering. Ik ben het hier 100% mee eens. Maar hoe doe je dat dan?

DE BUSINESS CASE VOOR TENDERS

Bij Broekbakema hanteren we sinds begin 2015 iets wat je een “business case voor tenders” kunt noemen. Ik zal uitleggen hoe het werkt. Zodra we het bericht krijgen dat we door zijn naar een 2e ronde, gaan we niet gelijk ontwerpen, maar proberen we eerst de tender te doorgronden. We willen antwoord krijgen op de vraag: moeten we hier mee doorgaan?

Natuurlijk lijkt het bijna onmogelijk om NEE te zeggen. Uit een zwaar speelveld van 30 a 40 architecten zijn 5 uitverkorenen geselecteerd, die nu mogen laten zien wat ze echt kunnen. De concurrentie is sterk, maar dat maakt de opdracht eigenlijk alleen maar prestigieuzer, JIJ hoort toch ook maar mooi bij dit exclusieve rijtje.

CHECKLIST

Hoe hou je dan in zo’n situatie toch het hoofd koel? Wij beginnen met het stellen van een aantal praktische vragen die te groeperen zijn in 3 categorieën:

1. Randvoorwaarden tender
2. Wat levert het ons op?
3. Hoe groot is de investering?

Om het heel concreet te maken geef ik onze “checklist” hieronder integraal weer. Speciale aandacht gaat uit naar punten 1, 2 en 9, dat zijn wat mij betreft harde criteria om een tender te weigeren. Maar ook voor de overige vragen geldt: hoe meer nee’s je moet invullen, hoe meer onderbouwing je hebt om je terug te trekken uit de procedure.

ZO SNEL MOGELIJK NEE ZEGGEN

Broekbakema heeft afgelopen jaar 3 maal in een 2e ronde de opdrachtgever gebeld om beleefd uit te leggen dat we helaas niet door kunnen gaan met de aanbestedingsprocedure. Bij deze roep ik mijn collega’s op om op dezelfde manier een “business case” methode te hanteren. Hoe eerder we een 2e ronde terzijde leggen, hoe minder uren en geld we verspillen aan acquisitiepogingen die bij voorbaat gedoemd zijn te mislukken.

HET LANGE TERMIJN EFFECT IS OOK POSITIEF

En wat is hier dan het lange termijn effect van? Daarvoor hoeven we niet ver van huis te kijken, namelijk naar aannemersselecties. Aannemers maken veel vaker een rationele afweging maken om ook in een 2e ronde niet verder te gaan. Met als gevolg dat bouwmanagers en opdrachtgevers heel erg goed letten op faire en aantrekkelijke voorwaarden in de aanbesteding, want als 3 van de 5 partijen zich terugtrekken is de aanbesteding “mislukt”.

Voor architecten geldt tot nu toe: ze blijven toch wel meedoen. Ik zeg: laten we zelf ook kritisch blijven en hiernaar handelen. Ik help mijn collega’s graag om onderstaande checklist praktisch te hanteren.

Roger Tan

 

TENDER BUSINESS CASE CHECKLIST

A Randvoorwaarden:

  1. Zijn de contractrisico’s aanvaardbaar in relatie tot honorarium (aansprakelijkheid, mogelijkheid tot meerwerk)?
  2. Hebben we een geschikt tenderteam beschikbaar (tijd en competenties)?
  3. Klopt de aanbesteding procesmatig (consistent deelnemersveld, vermoeden van voorkeur)?
  4. Klopt de aanbesteding inhoudelijk (ambitie in relatie tot budget, gestelde stedenbouwkundige randvoorwaarden, planning etc)?
  5. Is bij de waardering van beoordelingscriteria de verhouding tussen geleverde prijs en kwaliteit in orde? (factor prijs < 10%, let op de weging van de prijs is vaak veel groter dan je denkt)

B Wat levert het ons op?

  1. Is de opdracht (na winnen tender) financieel interessant?
  2. Is de opdracht (na winnen tender) inhoudelijk interessant? (Is het een interessante aanvulling op ons portfolio, opent het een nieuwe markt, kunnen we er publiciteit mee krijgen, kunnen we er wat van leren)
  3. Is de samenwerking met andere partijen bij deze tender interessant? (Heeft de opdrachtgever toekomstige projecten, interessante samenwerkingen met partners)

C Hoe groot is de investering?

  1. Netto investering tender (€) < 2,5% van het honorarium?

 

 

 




Reacties